De nieuwe werkkostenregeling en wijziging van arbeidsvoorwaarden
Op 1 januari 2011 treedt een nieuwe fiscale regeling in werking
inzake de vergoedingen en verstrekkingen die werkgevers aan hun
werknemers kunnen voldoen. De nieuwe regeling staat bekend als de
"werkkostenregeling" en houdt in dat werkgevers op jaarbasis
maximaal 1,4% van hun totale fiscale loonsom voor onbelaste
vergoedingen en verstrekkingen mogen gebruiken (het precieze
percentage is nog onzeker, maar ik houd hier 1,4% aan). Deze vrije
bestedingsruimte wordt ook wel het algemeen forfait genoemd.
Werkgevers hoeven de vergoedingen en verstrekkingen dus niet
meer op individuele basis te toetsen. Voortaan kan worden volstaan
met verantwoording op werkgeversniveau. Vergoedingen en
verstrekkingen die het algemeen forfait te boven gaan, worden
belast met een eindheffing van 80% bij de werkgever.
Werkgevers hebben de eerste drie jaar de keuze tussen toepassing
van het huidige regime en de nieuwe werkkostenregeling. Zonder
actie van de werkgever zal automatisch de nieuwe werkkostenregeling
van toepassing worden. De uitkomsten per regime kunnen aanzienlijk
verschillen. Werkgevers zullen dus na moeten gaan welke regeling
voordeliger is.
Naar alle waarschijnlijkheid zullen werkgevers op enig moment
hun huidige regelingen omtrent vergoedingen en verstrekkingen
moeten aanpassen. Juridisch gezien is dat niet eenvoudig, omdat
gemaakte afspraken niet zomaar eenzijdig gewijzigd kunnen
worden.
Twee situaties dienen te worden onderscheiden: (i) de situatie
waarin de arbeidsovereenkomst een eenzijdig wijzigingsbeding bevat
en (ii) de situatie waarin dat niet het geval is.
Als de arbeidsovereenkomst een eenzijdig wijzigingsbeding bevat,
betekent dat nog niet dat de werkgever zomaar arbeidsvoorwaarden
kan wijzigen. De werkgever dient aan te tonen dat hij een zodanig
zwaarwichtig belang heeft bij de wijziging dat het belang van de
werknemer dat door de wijziging zou worden geschaad, daarvoor naar
maatstaven van redelijkheid en billijkheid moet wijken.
Als de arbeidsovereenkomst geen eenzijdig wijzigingsbeding
bevat, dient de werkgever aan te tonen dat een ongewijzigde
instandhouding van de oude situatie naar maatstaven van
redelijkheid en billijkheid onaanvaardbaar is (de
"onaanvaardbaarheidstoets").
Samenvattend (en ontdaan van een aantal nuanceringen) dienen
steeds de volgende vragen te worden beantwoord: (i) Is er een
zwaarwichtige reden tot wijziging? (ii) Kan van de individuele
werknemer verwacht worden akkoord te gaan? Bij deze laatste vraag
is de toets iets minder streng indien een eenzijdig
wijzigingsbeding overeengekomen is.
De werkgever dient in ieder geval steeds op basis van objectieve
gegevens aan te tonen waarom een wijziging van arbeidsvoorwaarden
noodzakelijk is. Hierbij valt in het bijzonder te denken aan
financiële gegevens.
Vervolgens dient op individueel niveau de vraag te worden
beantwoord of van de werknemer verwacht mag worden dat hij akkoord
gaat met de wijziging. In dit stadium vindt een belangenafweging
plaats tussen de belangen van de werkgever aan de ene kant en de
belangen van de werknemer aan de andere kant. Belangrijk zijn
hierbij in het bijzonder hoe hoog de extra kosten voor de werkgever
zouden zijn en hoeveel de werknemer erop achteruit zou gaan.
Uit de rechtspraak blijkt dat een eenzijdige wijziging
regelmatig geen stand houdt en dat rechters met name de
onaanvaardbaarheidstoets streng toepassen. In de praktijk wijzigen
werkgevers echter met enige regelmaat eenzijdig hun
arbeidsvoorwaarden en gaat dat ook goed. Het "goed gaan" kan zich
uiten in een succesvolle juridische procedure, maar ook in het feit
dat werknemers de wijziging accepteren en niet overgaan tot
juridische acties. De werkgever kan hier ook invloed op uitoefenen
door zorgvuldig te werk te gaan. Een goede communicatie met de
werknemers(vertegenwoordigers) en OR is daarbij in ieder geval van
groot belang.
De ondernemingsraad heeft op grond van artikel 27 WOR geen
instemmingsrecht bij het invoeren van de werkkostenregeling of bij
het wijzigen van de regeling omtrent onkostenvergoedingen. Dat kan
anders liggen als in het verleden over dit onderwerp instemming aan
de OR is gevraagd of indien de OR is toegezegd dat hij op dit punt
een instemmingsrecht heeft.
Ook al heeft de OR geen instemmingsrecht, het is goed hem wel te
informeren over de voorgenomen wijziging en de redenen daarvan.
Indien de OR vervolgens geen bezwaren aanvoert, is dat een
belangrijk - hoewel niet doorslaggevend - element in de
belangenafweging, ten voordele van de werkgever.
Concluderend is het voor werkgevers die als gevolg van de
invoering van de werkkostenregeling eenzijdig arbeidsvoorwaarden
wensen te wijzigen essentieel zorgvuldig te werk te gaan en
voldoende objectieve (financiële) gegevens te verzamelen die
duidelijk maken dat zij een groot belang hebben bij de wijziging.
Bovendien dient een en ander op tijd en zorgvuldig gecommuniceerd
te worden met OR en werknemers. Tevens dient op individueel niveau
gekeken te worden hoe de wijzigingen uitpakken. Als blijkt dat
sprake zal zijn van een flinke achteruitgang voor de werknemers (of
een individuele werknemer), is een overgangs- en/of
compensatieregeling aan te bevelen.
Inachtneming van de bovenstaande
"zorgvuldigheidsnormen" leidt ertoe - zonder overigens
een garantie te bieden - dat een grotere kans bestaat dat de
voorgenomen wijziging van arbeidsvoorwaarden stand houdt. Bovendien
zullen zij de acceptatie onder het personeel vergroten.